Privacy policy

Privacy Policy ERSV Vlaams-Brabant vzw

van toepassing vanaf 25 mei 2018

Wie zijn wij?

Met deze verklaring willen wij u informeren over de wijze waarop persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door ons, ERSV Vlaams-Brabant vzw, met zetel in België in  3010 Leuven, Provincieplein 1 en met ondernemingsnummer 0871.241.726. ERSV Vlaams-Brabant vzw staat ten dienste van de 65 steden en gemeenten, de Provincie Vlaams-Brabant en de werkgevers- en werknemersorganisaties.

Tenzij anders vermeld, zijn wij de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden verzameld in het kader van onze diensten en activiteiten. Wij treden aldus op als zogenaamde “verwerkingsverantwoordelijke”, te weten de persoon die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Wij gaan niet intentioneel over tot het verzamelen of verwerken van persoonsgegevens betreffende personen die jonger zijn dan 18 jaar.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Het soort persoonsgegevens dat wij verzamelen, hangt af van uw specifieke ambt of de specifieke activiteiten of diensten die u binnen uw organisatie uitvoert.

Onder “persoonsgegevens” wordt verstaan alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

In het bijzonder verzamelen wij uw contactgegevens. Hiermee kunnen wij u identificeren of contact met u opnemen, of kunnen wij u uitnodigen voor de vergaderingen waarvan u lid bent of de vergaderingen met thema’s die voor uw stad/gemeente/organisatie interessant zijn.

Deze persoonsgegevens kunnen contactgegevens zijn zoals uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en andere unieke details zoals uw functie binnen uw stad/gemeente/organisatie.

Wij verzamelen en verwerken geen gevoelige informatie, bijvoorbeeld gegevens met betrekking tot ras of etnische afkomst, religieuze overtuiging, lichamelijke of geestelijke gezondheid of seksuele geaardheid. Indien dergelijke persoonsgegevens aan ons zouden worden verstrekt, zullen wij deze niet gebruiken en zullen wij deze verwijderen.

Hoe verkrijgen wij Uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren worden verzameld, onder andere wanneer:

  • U zich registreert als lid van ERSV Vlaams-Brabant vzw, Taskforce Spitsregio Leuven of Toekomstforum Halle-Vilvoorde;
  • U deelneemt aan een evenement of een actie georganiseerd door ERSV Vlaams-Brabant Vzw, Taskforce Spitsregio Leuven of Toekomstforum Halle-Vilvoorde;
  • U zich abonneert op een nieuwsbrief van ERSV Vlaams-Brabant Vzw, Taskforce Spitsregio Leuven of Toekomstforum Halle-Vilvoorde;
  • U deelneemt aan enquêtes van ERSV Vlaams-Brabant Vzw, Taskforce Spitsregio Leuven of Toekomstforum Halle-Vilvoorde;

Wij kunnen uw persoonsgegevens rechtsreeks van u verkrijgen of via de website van uw stad/gemeente/organisatie.

Waarom gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wegens gerechtvaardigd belang.

  • Informatie en communicatie

We kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om u te informeren over onze activiteiten, evenementen, diensten of nieuwsbrieven waarvan wij denken dat uw stad/gemeente/organisatie  hierin geïnteresseerd zou zijn.

Indien u niet langer dergelijke informatie wenst te ontvangen, kan u ons hieromtrent steeds verzoeken.

Wij kunnen tevens communicatie voeren omtrent onze activiteiten en evenementen op website van derde partijen. Wij raden u aan om de privacy verklaringen van deze derde partijen na te lezen om te begrijpen wat hun beleid is inzake de verwerking van persoonsgegevens.

  • Dienstverlening

Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om uw deelname aan onze activiteiten of evenementen te realiseren.

Met wie delen wij Uw persoonsgegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij (i) wij daarvoor uw voorafgaande toestemming hebben ontvangen, (ii) wij hiertoe verplicht worden in het kader een regelgeving of juridische procedure, of (iii) wij hiertoe worden verzocht door wetgevende of gerechtelijke instanties.

We wensen hierbij te benadrukken dat ERSV Vlaams-Brabant  vzw, Taskforce Spitsregio Leuven en Toekomstforum Halle-Vilvoorde niet beschouwd worden als derden.

Bovendien doen wij een beroep op de infrastructuur van Provincie Vlaams-Brabant waaronder het onderhoud en het beheer van onze informatica-toestellen . De provincie wordt tevens niet als derden beschouwd.

Hoelang houden wij uw persoonsgegevens bij?

Wij bewaren uw gegevens enkel zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking vermeld in deze verklaring. Uw persoonsgegevens zullen ook worden bewaard en gebruikt zolang dit nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om geschillen te beslechten of onze overeenkomsten af te dwingen.

Waar worden uw gegevens bewaard en wie verwerkt ze?

Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt en bewaard in België.

Hoe gebeurt de beveiliging van de gegevens?

Wij gebruiken de software van Provincie Vlaams-Brabant en deze hanteren de hoogste veiligheidsnormen. Onze gebruikersaccounts zijn dan ook afgeschermd via een paswoord.

Wat zijn uw rechten en hoe kan u deze uitoefenen?

In overeenstemming met de toepasselijke regelgeving:

  • U heeft steeds recht op toegang tot en inzage in uw persoonsgegevens
  • U heeft altijd het recht om foutieve, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of recht te zetten
  • U heeft als lid het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om uw eerder gegeven toestemming voor een welbepaalde verwerking van persoonsgegevens in te trekken. We wensen u er wel op te wijzen dat, in dit geval, u een bewijs van uw gemeenteraad of Raad van Bestuur dient voor te leggen.

Indien u uw rechten wenst uit te oefenen, vragen wij u om ons een bewijs van uw identiteit te verschaffen dit teneinde elke ongeoorloofde bekendmaking of verwerking van uw persoonsgegevens te voorkomen. Wij vragen u dan ook bij voorkeur om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag.

Indien u één van voornoemde rechten wenst uit te oefenen, kan u ons contacteren via +32 16 26 47 41, of via khadidja@regioteam.be

Gebruik van beeldmateriaal

De organisatie kan tijdens de activiteiten sfeerbeelden opnemen en publiceren via de website, nieuwsbrief, lokale kranten en LinkedIn.
Meer specifiek geldt in het algemeen:

  • voor gerichte beelden (close-up): er dient toestemming gevraagd te worden om het beeld te nemen en daarna nogmaals indien men het beeld wenst te publiceren. Wanneer u deelneemt aan één van onze activiteiten, geeft u tijdens het inschrijven wel of geen toestemming tot het gebruik van foto’s van deze activiteit waarop u herkenbaar zichtbaar bent.
  • voor niet-gerichte beelden (sfeerbeelden of algemene beelden) is geen toestemming nodig.

 

Vragen of klachten?

Indien u een vraag of klacht heeft over onze verwerking van persoonsgegevens, over de uitoefening van uw rechten of over deze verklaring, dan kan u contact met ons opnemen via de volgende kanalen:

  • per e-mail: Khadidja@regioteam.be
  • schriftelijk naar volgend postadres: Provincieplein 1, 3010 Leuven

Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, of indien u opmerkingen heeft omtrent de uitoefening van uw rechten, of indien u meent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de wetgeving, dan kan u hierover klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, beter bekend onder de benaming van Privacycommissie. Alle informatie kan hieromtrent gevonden worden op https://www.privacycommission.be.

Hoe om te gaan met aanpassingen aan deze Verklaring?

Deze Verklaring kan door ons worden aangepast of aangevuld indien wij dit nodig achten. We moedigen u aan om periodiek deze verklaring door te nemen om te weten te komen hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.